Verfahrensbeschreibungen & Dienstleistungen

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Meldepflicht zum Register der Aufsichtsbehörde für den Datenschutz

Nichtöffentliche Stellen müssen grundsätzlich alle Verfahren, in denen personenbezogene Daten automatisiert verarbeitet werden, der Aufsichtsbehörde für den Datenschutz melden. Diese übernimmt den Inhalt der Meldung nach Prüfung in ein für jeden einsehbares Register. Mitzuteilen sind auch Änderungen gegenüber der Erstmeldung.

Zuständigkeit

das Innenministerium als Aufsichtsbehörde für den Datenschutz im nichtöffentlichen Bereich

Voraussetzungen

Die Meldepflicht besteht, wenn nichtöffentliche Stellen personenbezogene Daten automatisiert verarbeiten. Zu den nichtöffentlichen Stellen zählen insbesondere:

  • natürliche Personen
    (z.B. Architekten, Rechtsanwälte, Handels- und Handwerksbetriebe)
  • juristische Personen
    (z.B. Gesellschaften mit beschränkter Haftung, Aktiengesellschaften, Kommanditgesellschaften auf Aktien, eingetragene Vereine, rechtsfähige Stiftungen des bürgerlichen Rechts)
  • Personengesellschaften
    (z.B. Gesellschaften des bürgerlichen Rechts, OHG, GmbH und Co. KG)
  • nicht rechtsfähige Vereine
    (z.B. Parteien, Gewerkschaften und Berufsverbände)

Nichtöffentliche Stellen, die öffentliche Aufgaben wahrnehmen, werden als öffentliche Stellen behandelt.


Personenbezogene Daten sind Einzelangaben über persönliche oder sächliche Verhältnisse einer bestimmten oder bestimmbaren Person (z.B. Name, Anschrift, Familienstand, Geburtsdatum, Grundbesitz), unabhängig von ihrer Sensitivität.


 Unter automatisierter Verarbeitung versteht man das Erheben, Speichern, Verändern, Nutzen, Übermitteln, Sperren oder Löschen personenbezogener Daten unter Einsatz von Datenverarbeitungsanlagen.


Gemeldet werden müssen alle Verfahren automatisierter Verarbeitungen. Unter Verfahren ist die Gesamtheit an Verarbeitungen zu verstehen, mit denen eine oder mehrere miteinander verbundene Zweckbestimmungen realisiert werden sollen. Daher kann ein Verfahren eine Vielzahl von DV-Dateien umfassen.


Die Meldepflicht trifft immer die Stelle, die für die Datenverarbeitung verantwortlich ist. Verantwortlich ist eine Stelle auch dann, wenn sie Daten in ihrem Auftrag durch ein Dienstleistungsunternehmen verarbeiten lässt.


Die Meldepflicht besteht nicht, wenn

  • die Datenverarbeitung ausschließlich für persönliche oder familiäre Tätigkeiten erfolgt,
  • die verantwortliche Stelle einen Beauftragten für den Datenschutz bestellt hat, wozu sie in bestimmten Fällen verpflichtet ist,
  • die verantwortliche Stelle personenbezogene Daten für eigene Zwecke erhebt, speichert, verändert, nutzt, übermittelt, sperrt oder löscht, hierbei in der Regel höchstens neun Personen ständig beschäftigt und entweder eine Einwilligung der betroffenen Personen vorliegt oder die Erhebung, Speicherung, Veränderung, Nutzung, Übermittlung, Sperrung und Löschung der Zweckbestimmung eines Vertragsverhältnisses oder vertragsähnlichen Verhältnisses mit dem Betroffenen dient.

Ausnahmslos gemeldet werden müssen jedoch Verfahren, in denen geschäftsmäßig personenbezogene Daten

  • zum Zweck der Übermittlung (z.B. bei Auskunfteien, im Adresshandel),
  • zum Zweck der anonymisierten Übermittlung oder
  • für Zwecke der Markt- oder Meinungsforschung

gespeichert werden.

Ablauf

Für die Meldung ist keine bestimmte Form vorgeschrieben, sie kann also schriftlich, elektronisch, zur Niederschrift bei der Aufsichtsbehörde oder durch Übersendung eines für die automatisierte (Weiter-)Verarbeitung bestimmten Datenträgers erfolgen.


Gesetzlich festgelegt ist hingegen der Inhalt der Meldung. Auf den Internetseiten des Innenministeriums stehen ein Merkblatt, das Formular sowie eine Anlage und Ausfüllhinweise zu den Formularen zur Verfügung. Welche Angaben die nichtöffentliche Stelle der Aufsichtsbehörde für den Datenschutz im nichtöffentlichen Bereich mitteilen muss, ist aus dem Meldeformular ersichtlich, dessen Verwendung empfohlen wird.

Fristen

Die Erstmeldung muss vor der Inbetriebnahme des automatisierten Verfahrens, eine Änderungsmeldung vor dem Wirksamwerden einer Änderung erfolgen.

Kosten

Es fallen keine Kosten beziehungsweise Gebühren an.

Sonstiges

Ein Verstoß gegen die Meldepflicht ist bußgeldbewehrt.

Rechtsgrundlagen


Lebenslagen